Ответ за 30 секунд
Папка строится по логике: что было, что стало, где и когда возникло, кто отвечал, сколько это стоит. Внутри - четыре блока: первичные документы, фиксация состояния, доказательства причин, расчёт. Полнота папки почти всегда важнее отдельных сильных документов.
Подробный ответ
Структура папки:
- Блок 1. Исходная точка. Документы отгрузки, инвойсы, накладные, упаковочные листы, отчёты о состоянии при отправке.
- Блок 2. Фиксация события. Акты осмотра, сюрвейерские отчёты, фото, акты перевозчика, протесты, переписка.
- Блок 3. Причины и обстоятельства. Экспертные заключения, данные о условиях перевозки и хранения, хронология событий.
- Блок 4. Расчёт. Документы о стоимости, расчёт ущерба, уценки, расходов и утилизации.
Дополнительно вкладываются сведения о виновном лице: кто отвечал за груз в момент возникновения убытка, на каком основании.
Организационные моменты:
- единая нумерация и опись документов;
- хронология - отдельным листом: дата, событие, документ;
- копии - параллельно с оригиналами;
- электронная версия с понятной структурой папок.
Практический вывод: доказательная папка собирается не после спора, а с момента отгрузки. Каждый этап оставляет документы; задача - не потерять их и сложить в понятную систему. Тогда спор решается быстрее, а часть споров вообще не возникает.