В задании фиксируйте не «провести сюрвей», а конкретные вопросы, методы и перечень фиксируемых параметров. Отчёт, сделанный по расплывчатому заданию, легко оспорить: невозможно проверить, верно ли применён метод, который не был согласован.
Подробный ответ
Структура грамотного задания:
- Объект: точное наименование, партия, номера, маркировка, место нахождения.
- Цель: что именно требуется зафиксировать и для чего (для претензии, для страховщика, для арбитража). Целевое назначение влияет на требования к оформлению.
- Вопросы, на которые нужен ответ: перечислите их списком. Это ключевой пункт - отчёт должен отвечать именно на поставленные вопросы.
- Методы: как определять количество (пересчёт, взвешивание, расчёт по осадке), как формировать выборку, какие стандарты применять.
- Перечень фиксируемых параметров: количество, качество, маркировка, состояние упаковки, целостность пломб, температурный режим - по задаче.
- Требования к фиксации: обязательная фотосъёмка с привязкой к месту и масштабом, ведение протокола, указание времени.
- Требования к отчёту: состав разделов, наличие приложений, форма подписания, электронная подпись.
- Уведомления: кого и в какие сроки уведомляют при выявлении расхождений.
- Сроки: время выезда и время выдачи отчёта.
Отдельно оговорите присутствие второй стороны. Если есть возможность, пригласите представителя контрагента на осмотр и попросите зафиксировать это в акте - участие второй стороны резко повышает вес документа. Если представитель не явился, это тоже фиксируется, и такая отметка работает в вашу пользу.
Полезная практика: приложить к заданию перечень вопросов в том виде, в котором вы хотели бы видеть их в отчёте. Сюрвейер ответит на каждый пункт - и вы получите документ, который не нужно переделывать.
И помните: требования к отчёту имеет смысл согласовать до начала работ, а не после. Переделать фотографии, сделанные в момент выгрузки, уже не получится.