Сразу при вскрытии: не подписывать документы без оговорок, вызвать сюрвейера или составить акт с участием водителя, пересчитать груз поштучно, отснять обзорные и детальные фото, сделать отметку в транспортной накладной. Дальше - уведомление поставщика, перевозчика и страховщика в письменном виде.
Подробный ответ
Порядок действий, который работает:
- Не подписывать «принято без замечаний». Как только подпись стоит, спор переходит в долгую переписку. Если недостача видна - фиксируйте её до подписания или пишите оговорку.
- Остановить выгрузку на момент фиксации. Идеальный вариант - пересчёт до того, как машину начали разгружать. Если уже начали, фиксируйте состояние с того момента, как обнаружили проблему, и отдельно опишите, что было выгружено до.
- Вызвать независимого сюрвейера. Если это невозможно быстро - составить акт на месте с участием водителя и представителя склада, с подписями всех сторон.
- Фотофиксация. Обзорный кадр с номером машины и местом, кадр вскрытого кузова с грузом, детальные кадры повреждённых мест, кадр с масштабной линейкой, фото документов и пломбы.
- Отметка в документах. В транспортной накладной и в товарной накладной - запись о выявленном расхождении с подписью водителя и данными свидетелей.
- Письменные уведомления. Поставщик, перевозчик, а при страховании груза - страховщик. Сроки уведомления страховщика обычно прописаны в договоре и в правилах страхования, их стоит соблюсти.
Типичные ошибки: выгрузить всё, а потом обнаружить недостачу; сфотографировать только место недостачи без привязки; отказаться от подписи водителя «принципиально»; уведомить страховщика через месяц; не сохранить упаковку и паллеты.
Отдельный момент - водитель. Он может отказаться подписывать акт. Это не отменяет фиксацию: сюрвейер или представитель склада вправе зафиксировать состояние и отметить, что водитель от подписи отказался. Такой акт всё равно работает, хотя слабее, чем подписанный всеми.