Периодичность определяется критичностью продукции, историей качества и изменениями на производстве. Ориентир - раз в год для критичных поставщиков, раз в два-три года для стабильных, и внепланово при любом серьёзном триггере: смена площадки, новая продукция, серия рекламаций, смена руководства. Формальный график без триггеров работает плохо.
Подробный ответ
От чего зависит частота:
- Критичность продукции. Чем серьёзнее последствия несоответствия, тем чаще проверка. Для комплектующих, влияющих на безопасность, - ежегодно.
- История качества. Стабильные поставщики без рекламаций проверяются реже; проблемные - чаще, вплоть до проверки каждой партии.
- Объём закупок. Крупные контракты оправдывают более частые проверки.
- Риск замены. Если поставщика трудно заменить, контроль усиливается: альтернативы нет, значит цена проблемы выше.
Триггеры для внепланового аудита:
- смена производственной площадки или аренда нового цеха;
- существенное изменение технологии, оборудования или состава сырья;
- запуск нового продукта;
- серия рекламаций или резкое ухудшение показателей качества;
- смена собственников или ключевого руководства;
- сведения о нарушениях, полученные из внешних источников;
- значительное расширение объёма закупок.
Как выстроить систему: обычно ведут рейтинг поставщиков с показателями качества, сроков и реагирования. Решение о внеплановой проверке принимается автоматически при выходе показателей за пределы нормы - это снимает личные договорённости и субъективность.
Полезная практика: сочетание плановых аудитов с постоянным мониторингом инспекциями партий. Аудит показывает состояние системы, инспекции - текущий результат. Вместе они дают полную картину при разумном бюджете.