Сначала разделите выявленное по критичности: критические несоответствия, значительные и незначительные наблюдения. Затем составьте план действий с ответственными и сроками. Решение о сотрудничестве принимается не по количеству замечаний, а по их характеру: критичные означают стоп-фактор, остальные - условия для работы.
Подробный ответ
Как устроен грамотный отчёт:
- перечень наблюдений по разделам (производство, качество, документы, персонал, хранение);
- категория критичности у каждого пункта;
- ссылка на требование или критерий, по которому сделано наблюдение;
- подтверждающие материалы: фото, записи, документы;
- выводы и рекомендации.
Что означают категории:
- Критические. Создают прямой риск для качества или безопасности. Требуют устранения до начала поставок.
- Значительные. Влияют на стабильность, но не блокируют работу. Требуют плана и сроков.
- Незначительные. Отклонения в оформлении, организации, которые стоит устранить по ходу.
Как принимать решения: 1. Если есть критические - поставки либо не начинаются, либо начинаются с усиленным контролем и условием устранения. 2. Если только значительные и незначительные - работа начинается с планом корректирующих действий и контрольными точками. 3. Если наблюдений нет или они минимальны - поставщик допускается, но сохраняется регулярный мониторинг.
Что важно не делать: превращать отчёт в формальность. Практика, когда документ получен, положен в папку и забыт, - самая распространённая. Ценность аудита появляется только при работе с планом мероприятий и при проверке, что меры действительно приняты.
Полезный приём - повторная проверка через оговорённый срок по конкретным пунктам. Не полный аудит заново, а проверка устранения критических и значительных наблюдений. Это дешевле и даёт точный ответ на вопрос «исправились или нет».