Ответ за 30 секунд
Аудит встраивается как этап допуска поставщика: сначала документарный отбор, потом проверка производства, затем пробная поставка и уже потом серийные закупки. Далее - периодические проверки и мониторинг показателей. Ключ к работе системы - формализованные критерии: что считается достаточным для допуска, а что стоп-фактором.
Подробный ответ
Типовой маршрут поставщика:
- Первичный отбор. Запрос документов, проверка контрагента по открытым источникам, оценка ассортимента и мощностей по документам.
- Анкета самооценки. Поставщик отвечает на стандартизированные вопросы; ответы проверяются на противоречия.
- Аудит производства. Выездная проверка по единому чек-листу с отчётом и категориями критичности.
- Пробная поставка. Небольшой объём, позволяющий оценить реальное качество, сроки и упаковку.
- Допуск и условия. Определяются объёмы, требования к отгрузкам, порядок инспекций.
- Мониторинг. Показатели качества, сроков, рекламаций; периодические повторные проверки.
Что формализовать обязательно:
- единый чек-лист аудита и одни и те же требования ко всем поставщикам одной категории;
- шкалу критичности и правила принятия решения по каждому уровню;
- срок действия результатов аудита и условия досрочной перепроверки;
- порядок работы с корректирующими действиями.
Как избежать типовых проблем:
- аудит «для галочки» - когда отчёт не влияет на решение. Лечится правилом: без пройденного аудита поставщик не допускается;
- противоречие между закупщиками и качеством - когда коммерческие интересы перевешивают. Лечится распределением полномочий;
- отсутствие повторных проверок - поставщик со временем деградирует.
Отдельно стоит рейтинг поставщиков, который сводит результаты аудитов, инспекций и текущих поставок в один показатель. Он делает разговор с поставщиком предметным и позволяет обосновывать распределение объёмов.